EM6120 - Quản trị chất lượng tổng thể (Biểu đồ Pareto)

I) Giới thiệu

Bạn đã bao giờ nghe nói tới "Nguyên tắc Pareto" hay còn gọi là nguyên tắc 80-20 chưa? Nếu chưa, bạn đã bỏ lỡ mất một trong những cách hiệu quả nhất để thu lời lớn hơn. "Nguyên tắc Pareto" được đặt tên theo một nhà kinh tế học người Italia, Vilfredo Pareto.

Vào năm 1906, ông Pareto đã quan sát thấy 20% dân số Italia đang nắm trong tay 80% tài sản của nước này. Sau đó, ông cũng nhận thấy rằng 20% số lạc củ trong vườn nhà ông đóng góp tới 80 lượng lạc ông thu hoạch mỗi năm. Liệu đây có phải sự trùng lặp ngẫu nhiên không? Nó khiến ông suy nghĩ. Vilfredo Pareto áp dụng nguyên tắc 80-20 này vào rất nhiều lĩnh vực. Đồng ý hay không là quyền của mọi người nhưng trong lĩnh vực kinh doanh, bạn sẽ để tuột khỏi tay khá nhiều lợi nhuận nếu bạn bỏ qua nguyên tắc này.

Qui luật Pareto được sử dụng để lựa chọn những nhiệm vụ ưu tiên. Công cụ này giúp nhận ra những vấn đề quan trọng nhằm dành thời gian và nguồn lực tập trung vào để có được hiệu quả nhất. Trong thực tế chúng ta cũng nhận ra rằng 20% nguyên nhân chính giải thích cho 80% triệu chứng của vấn đề. Ví dụ, 20% bệnh nhân tạo ra 80% công việc hoặc dành 20% thời gian nhưng đem lại 80% kết quả. Công cụ này giúp chúng ta nhận ra và tách biệt được những vấn đề quan trọng ra khỏi những vấn đề không quan trọng.

II) Phương pháp

1. Sử dụng các phương pháp đo lường hoặc danh sách kiểm tra để thu thập thông tin liên quan đến một vấn đề cụ thể.

2. Dựa vào những dữ liệu thu thập được vẽ biểu đồ đường thẳng đơn giản hoặc biểu đồ thanh hoặc biểu đồ tròn.

3. Nhận ra tỉ lệ 80% - “những vấn đề quan trọng”. Đơn giản nhất chúng ta có thể quan sát thấy trên biểu đồ tỉ lệ 20% là các vấn đề quan trọng giải thích cho 80% hiện tượng xảy ra. Vì vậy, chúng ta cần tập trung nghiên cứu sâu vào những vấn đề quan trọng chiếm 20% này nhưng giải thích được 80% sự kiện xảy ra.

Chúng ta cần phải xem xét những điểm sau đây khi tập trung nghiên cứu sâu vào những vấn đề quan trọng cụ thể:

1. Để có được kết quả hoặc sự thay đổi như mong muốn mất bao nhiêu thời gian?

2. Tác động gì lên dịch vụ hiện tại?

3. Tác động gì lên tổ chức?

4. Quyết định những ưu tiên.

Đây là công cụ rất hữu dụng để nhận ra những vấn đề chính để tập trung vào. Ví dụ khi bắt đầu dự án cải tiến, công cụ này có thể giúp thể hiện những phần quan trọng cần phải dành nhiều nguồn lực để tập trung vào để đạt kết quả cao nhất.

III) Biểu đồ và phân tích biểu đồ Pareto

A) Biểu đồ Pareto

1. Biểu đồ Pareto là một trong những công cụ hữu dụng để xếp hạn những vấn đề theo thứ tự tầm quan trọng để quyết định chọn công việc ưu tiên để tiến hành hoạt động cải tiến.

2. Mục tiêu là tập trung vào những vấn đề cần cải tiến có tính chất tiềm ẩn lớn nhất, sau đó tới những vấn đề có tầm quan trọng ít hơn.

3. Biểu đồ Pareto giúp cho chúng ta thấy được chổ nào nên phân phối lại thời gian nhân lực, và nguồn lực tài chính để có được kết quả tốt nhất.

Cách tạo một biểu đồ Pareto

1. Chọn những vấn đề cần xem xét

2. Lựa chọn tiêu chuẩn đo lường

3. Thu thập dữ liệu cần thiết

4. Xấp xếp các vấn đề theo phương ngang theo thứ tự giảm dần tầm quan trọng theo tiêu chuẩn đo lường đã chọn.

5. Vẽ biểu đồ thanh để thể hiện tầm quan trọng tương ứng của các vấn đề.

Biểu đồ Pareto kết hợp biểu đồ thanh và biểu đồ đường thẳng dựa trên phần trăm tích lũy.